Out Of Office Newsletter - For Professionals working with text

À l'attention des professionnels confrontés au travail avec du texte

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L'Équipe

Bienvenue au numéro de novembre de la Newsletter OUT OF OFFICE. Je commencerais par vous informer de deux changements qui concernent d’abord une modification de la date de publication de la newsletter qui ne sera plus le 30 de chaque mois mais le 15 du mois suivant. Ce changement prend effet à partir du prochain numéro qui devrait normalement être publié le 30 décember 2015 mais qui est maintenant reporté au 15 janvier 2016. Votre abonnement reste intact (l’échéance est modifiée du 30 septembre au 15 octobre, par exemple) et vous recevrez comme convenu les 11 numéros par an. Nous espérons que ce changement ne vous causera pas de gêne. Le second changement résulte de la modification de la date de publication. A ce titre, nous ne publierons pas la Newsletter de décembre, le prochain numéro paraîtra directement en janvier. Ceci dit, la numérotation des newsletters sera préservée de sorte que vous soyez certain de recevoir tous les numéros. Ces changements ont été décidés afin de permettre à l’équipe de profiter de la période de Noël et de fin d’année avec leurs familles et leurs proches. Merci pour votre compréhension.

Ce numéro est consacré ce mois-ci aux fondamentaux d'Excel®. Excel® est le logiciel le plus polyvalent de la suite MS Office. Il ne sert pas seulement à faire des calculs, il permet également d'analyser et de manipuler des données. Il est tout autant utile aux comptables qu'aux concepteurs de logiciels étant donné sa grande capacité à gérer une large gamme de contenus dans des cellules et feuilles de calcul. Même si ses capacités sont plus limitées que celles du logiciel Access®, il reste l'outil de gestion de données favori dans plusieurs environnements de travail car il est plus facile à utiliser et moins contraignant qu'Access®.

L'outil Access® n'est pas abordé dans cette newsletter. Toutefois, un bref aperçu d'Access® indique que ce logiciel est destiné exclusivement à une utilisation professionnelle avec des bases de données. Elles sont divisées en tables dans lesquels chaque en-tête de colonne reçoit des attributs. Ces attributs définissent la fonction de la colonne et le type de données qu'elle contient. Les différentes tables sont reliées entre elles par une relation définie (une-à-une, une-à-plusieurs, plusieurs-à-une et plusieurs-à-plusieurs). Dans chaque table, les données doivent être dotées d'un numéro de référence unique (appelé une clé) et à ce titre, elles ne peuvent pas être dupliquées. Pour extraire des données spécifiques de plusieurs tables, il faut créer une table de requête. Par exemple, vous avez une table d'employés liée à une table de nationalités, vous devez créer une table de requête pour extraire la liste des employés avec une nationalité en particulier. Le langage utilisé pour créer ces tables de requête s'appelle SQL, ou Langage de requête structuré (de l’anglais Structured Query Language).

Retournons à Excel® ! Malgré ses limites, Excel® est également capable de gérer un gros volume de données, sans avoir recours au SQL, aux tables de requêtes, sans établir des relations entre les tables et s'assurer que les données sont uniques. Dans ce numéro, nous examinerons les fondamentaux d'Excel® et les types de données contenues dans les cellules, et comment faire référence aux cellules et formules spécifiques au texte.

Les documents Excel® s'appellent des classeurs. Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul. Une feuille de calcul est un tableau composé de cellules organisées en colonnes et lignes. Le contenu de chaque cellule peut se définir comme une entrée normale ou une formule. Une formule permet d'effectuer des calculs sur la base de différents paramètres. Dans ce numéro, nous verrons comment faire référence aux cellules dans Excel® et composer des formules simples pour travailler avec du texte.

Dans la seconde partie de la newsletter, nous poursuivrons la création de la macro que nous avons commencé dans le dernier numéro — qui vérifie vos pièces jointes et exécute quelques actions en plus avant l'envoi de vos e-mails professionnels.

La partie sur le VBA n'a pas pour objectif de faire de vous un programmateur mais plutôt de vous aider à comprendre comment l'ordinateur peut exécuter des actions à votre place, à mieux maîtriser le fonctionnement du logiciel tout en vous offrant un outil supplémentaire utile dans votre travail.

Encore une fois, si vous souhaitez qu'une thématique particulière soit expliquée dans cette newsletter, n'hésitez pas à envoyer un e-mail à ; outofoffice.newsletter@gmail.com avec « Comment faire pour... ? » dans la ligne Objet, accompagné d'une explication détaillée de votre objectif et si possible de fichiers échantillons.

Si vous avez manqué un numéro, vous pouvez encore nous passer commande au prix individuel de 5,00 GBP par numéro et par langue à l'adresse ci-dessus en précisant « Commander un numéro précédent [numéro – langue]  » dans la ligne Objet.

Bonne lecture !

L’équipe OUT OF OFFICE

Table des matières

Dans ce numéro : Dans le prochain numéro :

Always Excel

VBA for Ever !

Définition du contenu de cellule Guide d'utilisation du VBE (Partie 1 de 2)
Référencement

VBA for Ever !

Formules spécifiques au texte Liste des pièces jointes (Partie 3 de 3)

VBA for Ever !

Liste des pièces jointes (Partie 2 à 3)

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