Out Of Office Newsletter - For Professionals working with text

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El Equipo

Reciba la más cordial bienvenida a la edición de noviembre de OUT OF OFFICE. Permítanos comenzar informándole acerca de dos cambios. En primer lugar, nos hemos visto en la necesidad de cambiar la fecha de publicación del boletín del 30 de cada mes al 15 del mes siguiente. Esto será a partir del próximo número del boletín, que en lugar de publicarse el 30 de diciembre del 2015, se publicará el 15 de enero del 2016. Pero no se preocupe: su suscripción seguirá teniendo once números por año, solo que en lugar de terminar el 30 de septiembre, por ejemplo, terminará el 15 de octubre. En segundo lugar, debido a este cambio de fechas, no se publicará un número con fecha de diciembre; en lugar de ello, pasaremos directo a la edición de enero. Mantendremos la numeración, para que nuestros suscriptores puedan saber con certeza que tienen todos los números. Estos cambios se hicieron para que el equipo que produce el boletín pueda pasar tiempo con sus seres queridos en Navidad y Año Nuevo: agradecemos la comprensión de nuestros lectores y esperamos que estos cambios no les causen ningún inconveniente.

Este mes veremos algunos aspectos básicos de Excel®. Este programa es el más versátil del conjunto de aplicaciones Office: se usa no solo para hacer cálculos sino también para analizar y manipular datos. Como permite manejar una enorme variedad de contenidos en sus celdas y hojas de cálculo, es usado por muchos profesionales diferentes, desde contadores hasta diseñadores de software. Además, a pesar de sus limitaciones, cuando se compara con Access®, es el programa más usado para manejar datos en muchos ambientes de trabajo porque es más fácil de usar e impone menos restricciones que Access®.

A pesar de que Access® es un componente de MS Office, en este boletín no se pretende explicar cómo trabajar con este programa; sin embargo, si le echamos un rápido vistazo nos daremos cuenta de que Access® ha sido diseñado exclusivamente para trabajar con bases de datos. Las bases de datos agrupan tablas con atributos que se indican en el encabezado de cada columna; esos atributos definen la función de la columna y el tipo de datos que contiene. Las diferentes tablas se vinculan por medio de una relación definida (uno a uno, uno a muchos, muchos a uno y muchos a muchos). Dentro de cada tabla, los datos deben tener un número único de referencia (llamado "clave"), por lo que los datos no pueden duplicarse. Para extraer datos específicos de varias tablas, debe crear una tabla de consultas. Por ejemplo, si tiene una tabla con los trabajadores de su organización vinculada a una tabla con nacionalidades, tendría que crear una tabla de consultas para extraer la lista de empleados con una nacionalidad específica. El lenguaje usado para crear esas tablas de consulta es el SQL (Structured Query Language).

Pero regresemos a Excel®: ya en otro boletín veremos la utilidad del SQL. Pese a sus limitaciones, Excel® también puede manejar grandes cantidades de datos sin tener que recurrir al SQL, crear tablas de consultas, establecer relaciones entre tablas y asegurarse de que los datos son únicos. En este número estudiaremos los aspectos básicos de Excel® y en particular los tipos de datos que pueden encontrarse en las celdas y cómo hacer para que las celdas y las fórmulas se refieran específicamente a texto.

Los documentos de Excel® se llaman "libros"; un libro puede tener varias hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una tabla compuesta por celdas que se encuentran organizadas en columnas y filas. El contenido de cada celda puede definirse introduciendo datos de forma normal o por medio de una fórmula. Una fórmula permite hacer cálculos basándose en varios parámetros. En este número, estudiaremos cómo hacer referencias a celdas en Excel® y cómo elaborar algunas fórmulas básicas para trabajar con texto.

En la segunda parte del boletín, continuaremos trabajando con la macro que comenzamos a crear en el boletín número 001 para verificar el envío de archivos adjuntos y hacer unas cuantas cosas más antes de enviar los correos electrónicos profesionales.

El objetivo de la sección sobre VBA no es que usted termine trabajando como programador, sino ayudarlo a comprender mejor cómo funciona el programa para que sepa cómo lograr que el equipo haga lo que usted quiera. Con ello aprenderá a usar una herramienta adicional muy útil para su trabajo.

Como siempre, si quiere ver en el boletín un tema en particular, no dude en enviar un correo electrónico a outofoffice.newsletter@gmail.com con la frase "¿Cómo hago para...?" en el asunto y una explicación detallada de lo que quiere hacer, de ser posible con archivos a manera de ejemplo.

Si le falta algún número del boletín, puede comprarlo de forma individual a un precio de 5,00 libras esterlinas (precio por número, por idioma); para hacerlo, envíe un correo electrónico a la dirección antes mencionada poniendo la frase "Pedido de número anterior [número – idioma]" en el asunto.

¡Disfrute de este número!

El equipo de OUT OF OFFICE

Contenido

En este número: En el próximo número:

Always Excel

VBA for Ever

Cómo definir el contenido de las celdas Guía para usar el VBE (Parte 1 de 2)
Referencias

VBA for Ever

Fórmulas específicas para un texto Lista de adjuntos (Parte 3 de 3)

VBA for Ever

Lista de adjuntos (Parte 2 de 3)

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