Out Of Office Newsletter - Für alle, die beruflich mit Texten arbeiten

Für alle, die beruflich mit Texten arbeiten

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Ihr Team

Herzlich willkommen zur November-Ausgabe von OUT OF OFFICE. Als Erstes möchte ich Sie über zwei Änderungen informieren. Leider müssen wir das Veröffentlichungsdatum des Newsletters vom 30. eines Monats auf den 15. des Folgemonats verlegen. Diese Änderung tritt mit der nächsten Ausgabe in Kraft, die wir normalerweise am 30. Dezember 2015 versendet hätten, die aber nun erst am 15. Januar 2016 zu Ihnen kommt. Aber keine Sorge, Ihr Abonnement umfasst immer noch die vereinbarte Anzahl von elf Ausgaben pro Jahr und endet daher nicht beispielsweise am 30. September, sondern am 15. Oktober. Wir hoffen, diese Änderung ist für Sie nicht allzu unangenehm. Infolge dieser Umstellung wird es im Dezember keine Ausgabe geben und wir machen direkt mit der Januar-Ausgabe weiter. Auf alle Fälle behalten wir die fortlaufende Nummerierung bei. So können Sie sicher sein, dass Sie alle Ausgaben erhalten haben. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Durch diese Änderungen kann das Team über die Weihnachtstage und das Jahresende ein bisschen mehr Zeit mit der Familie und den Liebsten verbringen.

In diesem Monat werden wir einen Blick auf die Grundlagen von Excel® werfen. Excel® ist die vielseitigste Software im MS-Office-Paket. Mit ihr kann man nicht nur rechnen, sondern auch Daten analysieren und verwalten. Und da sie eine breite Vielzahl von Inhalten in ihren Zellen und auf ihren Arbeitsblättern bewältigen kann, wird sie auch von Buchhaltern und Software-Entwicklern benutzt. Trotz der Einschränkungen – im Vergleich zu Access® – ist sie das bevorzugte Datenprogramm in vielen Arbeitsumgebungen, da sie leichter zu benutzen und weniger einengend als Access® ist.

Dieser Newsletter will sich nicht mit Access® als einem Bestandteil von MS Office befassen. Ein kurzer Überblick über die Software zeigt jedoch, dass Access® ein Programm ist, das ausschließlich zum Arbeiten mit Datenbanken entwickelt wurde. Datenbanken sind in Tabellen unterteilt, in denen jede Spaltenüberschrift Attribute erhält. Diese Attribute legen die Funktion der Spalte und den darin enthaltenen Datentyp fest. Die verschiedenen Tabellen sind untereinander durch eine festgelegte Beziehung verbunden (1:1, 1:n, n:1 und n:n). Innerhalb einer Tabelle müssen die Daten über einen eindeutigen Index (auch Primärschlüssel genannt) verfügen, d. h., die Daten können nicht dupliziert werden. Wenn bestimmte Daten aus verschiedenen Tabellen extrahiert werden müssen, ist die Erstellung einer Auswahlabfrage-Tabelle erforderlich. Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle von Mitarbeitern haben, die mit einer Tabelle der Staatsangehörigkeiten verbunden ist, benötigen Sie eine Auswahlabfrage-Tabelle, um die Liste der Mitarbeiter mit einer bestimmten Nationalität zu extrahieren. Die Sprache zur Erstellung dieser Auswahlabfrage-Tabellen ist SQL (Structured Query Language, strukturierte Abfragesprache).

Kommen wir nun auf Excel® zurück! Trotz der Einschränkungen kann Excel® auch eine große Datenmenge bewältigen und verwalten. Dazu muss es weder auf SQL noch auf Auswahlabfrage-Tabellen zurückgreifen noch Beziehungen zwischen Tabellen herstellen und sicherstellen, dass die Daten eindeutig sind. In dieser Ausgabe beschäftigen wir uns mit den Grundlagen von Excel® und schauen uns an, welche Datenarten die Zellen enthalten können und wie man sich auf Zellen und textspezifische Formeln beziehen kann.

Excel®-Dokumente werden Arbeitsmappen genannt. Eine Arbeitsmappe kann mehrere Arbeitsblätter umfassen. Ein Arbeitsblatt ist eine Tabelle, die aus Zellen besteht, welche in Spalten und Reihen angeordnet sind. Der Inhalt jeder Zelle kann als normale Eingabe oder als Formel definiert werden. Eine Formel ermöglicht Berechnungen auf der Basis verschiedener Parameter. In dieser Ausgabe schauen wir uns die Indexzellen in Excel® an und wie einige grundlegende Formeln gebildet werden, die mit Text arbeiten.

Im zweiten Teil des Newsletters arbeiten wir weiter an unserem Makro, mit dem wir in der letzten Ausgabe begonnen haben. Dieses überprüft Ihre Anhänge und erledigt noch einige andere sinnvolle Dinge vor dem Absenden Ihrer geschäftlichen E-Mail.

Mit dem Abschnitt über VBA wollen wir aus Ihnen keinen Programmierer machen, sondern Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie den Rechner dazu bringen, das zu tun, was Sie brauchen. Sie werden ein besseres Verständnis dafür entwickeln, wie Software funktioniert. Gleichzeitig wollen wir Ihnen ein weiteres sinnvolles Werkzeug für Ihre Arbeit an die Hand geben.

Wie immer, wenn Sie Näheres zu einem bestimmtem Thema in diesem Newsletter lesen möchten, schreiben Sie mir bitte eine E-Mail an outofoffice.newsletter@gmail.com mit dem Betreff „Wie kann ich ...” und einer detaillierten Erläuterung, was Sie gerne erreichen möchten. Wenn möglich, fügen Sie auch Musterdateien bei.

Wenn Sie eine Ausgabe verpasst haben, können Sie diese zum Einzelpreis von 5,00 GBP je Ausgabe und je Sprache unter der oben genannten Adresse mit dem Betreff „Bestellung früherer Ausgabe (Ausgabe-Nr. – Sprache)” bestellen.

Viel Spaß beim Lesen!

Ihr Team von OUT OF OFFICE

Inhalt

In dieser Ausgabe: In der nächsten Ausgabe:

ALWAYS EXCEL

VBA FOR EVER!

Zelleninhalt bestimmen VBE-Gebrauchsanleitung (Teil 1 von 2)
Referenzierung

VBA FOR EVER!

Textspezifische Formeln Liste der Anhänge (Teil 3 von 3)

VBA FOR EVER!

Liste der Anhänge (Teil 2 von 3)

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